每个工作日开始时应做的14件事

准时上班

这对大多数人来说是显而易见的事情,但有些人没有意识到,迟到不仅会留下坏印象,还会浪费掉一整天的时间。“准时或提前到达可以帮助你保持良好心 态,并且 有助于提升成就感。”职场专家、《驯服可怕的办公室暴君》(Tame Your Terrible Office Tyrant)一书的作者林恩·泰勒 (Lynn Taylor)说。

深呼吸

国际商业演讲者、作家和Humor at Work网站总裁迈克尔·科尔(Michael Kerr)说:“深呼吸,做点什么使自己专心于目前手头 上的工 作。”很多人在开始工作时心烦意乱,因为他们在家里没有留下足够的时间来处理“家事”。他说:“接着,他们艰难地度过了又一个倍感压力的上班旅程。然后, 他们陷入了抓狂。” 慢下来,歇息一下,树立良好的习惯,这样就能取得惊人的效果。

用五分钟时间安定下来

深呼吸后,给自己五分钟时间安定下来。组织心理学家和《YOU计划》(The YOU Plan)的作者迈克尔·伍德沃德博士 (Michael Woodward,外号“伍迪博士”)说:“这是为当天工作奠定基调的好方法。不要让那些头脑混乱、匆匆忙忙的同事把你自己也弄得慌手 慌脚。” 发现有大量积压邮件等待你处理,这是很常见的事情。他说:“挑战是,在一头扎进工作前,要给自己一点时间。”

把每天都当作新的一天

你可能不得不参加从昨天下午延到今天的项目或者讨论,但要把每天都当作新的一天,就业专家和《学会跳槽》(Learning to Leap)的作 者大 卫·辛德勒(David Shindler)说。“把昨天的事情抛在脑后,专注于今天开始时发生的事情,做好计划和准备,或者如有必要,立刻开展工作。”

避免情绪化

要注意自己的情绪,别影响到其他人。“每天开始和结束的时候是情商具有最大影响力的时候。”辛德勒说。所以,如果你不是“喜欢早起的人”,就要努力忍耐,在到达办公室时要有积极的心态。如有必要,可以再喝一两杯咖啡。

科尔(Kerr)持相同看法。“工作的第一个小时会为当天剩余时间设定‘态度晴雨表’。所以,从纯粹的情感角度来看,我认为工作的第一个小时是一天中很重要的一部分。”他说,“早晨就闹情绪会影响到整个团队,使所有人的工作一开始就不顺利。”

做好工作安排

工作日的第一个小时是确定优先事项、专注于急需完成之事的最佳时间。科尔说:“有太多的人一大早就因为并不重要的事情而分心,比如立刻查看大量的电 子邮 件。而此时,可能有一大堆更加重要的事情亟待处理。”列出待办事项清单,或者更新昨天的待办事项清单,然后按照上面的来做。泰勒说,但如果老板提出紧急要 求,那么好吧,在合理范围内修改你的优先事项。 职业教练组织五点钟俱乐部(Five O’Clock Club)的职业和高管教练安妮塔·阿特里奇(Anita Attridge)说,当你在早晨准备待办事项清单时,要弄清楚哪些事情必须今天完成,哪些可以明天完成,相应地确定优先次序。“还要确定你的工作高峰 期,并作出相应安排。”她说,“利用每个早晨的高峰期来做最重要的工作。”

不要走神

即使你不是个喜欢早起的人,也需要在到达办公室时清醒过来。如果你处于领导岗位,就更需要人到心到,这样才能形成良好的沟通。“我听员工说,办公室 里最令 人生气的事情之一就是早晨时直属上司从他们身边迅速走过,连一个微笑都没有。”科尔说,“花时间与团队成员沟通是非常重要的,似乎很小的一些事情,比如眼 神接触、微笑、问候、询问他们需要什么帮助等等,可以帮助领导者把握团队的脉搏,为所有员工设定基调。”

和同事沟通

“对很多人来说,用五到十分钟的时间和同事进行简短的沟通,这是开始工作的有效方法。”科尔说。短暂的碰面,无需座椅,让每个人分享他们当天的最高 目标, 分享团队其他成员必须知道的所有重要信息。科尔说:“和同事沟通有助于保持专注,更为重要的是,有助于凝聚团队成员。通过公开分享自己当天的目标,达成目 标的可能性将大幅提升。”

确保整洁的工作环境

《盲区:成功路上不可相信的十大商业神话》(Blind Spots: The 10 Business Myths You Can’t Afford to Believe on Your New Path to Success)的作者亚历山德拉·莱维特(Alexandra Levit)说,清理办公桌,营造整洁的工作环境,这将为一天设定基调。 这也有助于避免混乱。“虽然大多数的交流沟通都是通过电子邮件和短信进行,但如果老板或同事来找你,留下了一张贴纸,上面写着一个临时会议将在10分钟内 开始,而这张贴纸恰好放在一大堆邮件或文件上,那么你就处境危险了。”泰勒说,“对许多人来说,很难做到清晰地思考,他们很容易忘记重要的提示。如果在与 大量邮件或文件的战斗中落败,就会倍感压力。”最好是昨天下班时就清理干净,这样的话在第二天早晨打开电脑之前就能拥有一个新的开始。但如果不行,那就确 保在当天早晨先清理办公桌,再去做其他的事情,比如查看电子邮件和与同事沟通。

不要被电子邮件搞得分心

大多数人很难做到这一点。但专家认为,早晨时不要先查看电子邮件。而在查看邮箱时,只阅读和回复那些紧急的邮件。“优先浏览部分邮件。”泰勒说, “不是所 有的电子邮件都一样重要。锻炼出迅速去芜存箐的能力,找出那些必须回复的紧急邮件。” 阿特里奇也持相同看法。“只回复那些紧急邮件,这样就可以控制早晨的活动。”当天总有时间回复那些不紧急的邮件。 为什么不能先查看电子邮件呢?“对很多人来说,电子邮件和网络极耗时间,很容易使人分心,尤其是在早晨。”科尔说,“在检查电子邮件时,只需点击一下就可 以观看其他人发来的有趣视频,然后就会陷入深渊:上网浏览比赛分数、新闻标题、股票等等。在你意识到之前,你可能已经用了20分钟观看一只猫打鼓。就像一 场安排不当的奥斯卡颁奖典礼,工作甚至还没有开始,整天的时间表都已经被打乱。”

听语音信箱

大多数人迅速打开电脑,却忽略了手机。“如今,人们更多地依赖手机、黑莓和电子邮件,办公室语音信箱已经过时,但有些人确实会留下语音信息,如果忽略它们,可能就会错过某些重要的事情。”莱维特说。

打重要电话并发紧急邮件

如果知道当天必须联系某人,那就把给他打电话或发邮件作为当天早晨的第一件事情。如果等到中午,那么很有可能在下班前都得不到回复。“在试图完成某 件事情 的时候,却因为把白天时间浪费在其他事情上而无法见到需要联系的人或者得到此人的回复,没有比这更令人沮丧的了。”泰勒说,“如果在早高峰期就准备好了问 题并发出了电子邮件,那么在下班前应该就能获得需要的东西。”

利用清醒的头脑

“很多人觉得,他们的大脑在早晨时工作得最好,早晨是大脑最具创造力和效率的时候。”科尔说,“想想看,你是否充分利用了你的脑力,在早晨时安排了‘很耗脑力’的工作?”

安排早间休息

“这时是评估工作进度,恢复精力的时候,这样就能继续精神饱满地开展上午的工作。” 阿特里奇说。